第13 章项目合同管理

信息系统工程的建设过程实际上就是合同的执行和监控过程。合同是工程项目建设的基本依据，也是监理工作的主要依据之一。合同管理是信息系统工程建设合同得到有效履行的有力保证。作为系统集成项目管理工程师，应该熟悉合同管理的基本内容和要求，掌握合同的索赔及违约管理的技巧和技能。

13 . 1 项目合同

11LI 合同的概念

合同又称为“契约”，在英文中称为Con tract 。我国《 合同法》 中所称的合同是指：平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。但不包括婚姻、收养、监护等有关身份关系的协议。随着社会分工和交换的发展，合同发展到现在已成为实现商品经济流转的纽带，是维护正常商品交换关系的基本法律手段。长期以来，人们在使用合同的同时，也对合同的概念进行了广泛的研究．本书按通常概念将合同分为广义合同、狭义合同和信息系统工程合同。

1 ．广义合同概念和狭义合同概念

目前，我国理论界和实务界对合同的概念在适用范围上存在两种不同的观点。( l ）广义合同概念。

广义合同观点认为合同是指以确定各种权利与义务为内容的协议，即只要是当事人之间达成的确定权利义务的协议均为合同，不管它涉及哪个法律部门和何种法律关系。因此，合同除应包括民法中的合同外，还包括行政法上的行政合同、劳动法上的劳动合同、国际法上的国家合同。

( 2 ）狭义合同概念。

狭义合同观点认为合同专指民法上的合同，“合同（契约）是当事人之间确立、变更、终止民事权利义务关系意思表示一致的法律行为”。

从以上两种概念看，合同必须包括以下要素。

① 合同的成立必须要有两个以上的当事人。

② 各方当事人须互相做出意思表示。

③ 各个意思表示达成一致。

2 ．信息系统工程合同

信息系统工程合同是指对信息系统工程策划、咨询、设计、开发、实施、服务及保障有关的各类合同，从合同条件的拟定、协商、签署，到执行情况的检查和分析等环节进行组织管理的工作，以达到通过双方签署的合同实现信息系统工程的目标和任务，同时维护建设单位和承建单位及其他关联方的正当权益。

在各类合同中，作为当事人，必须充分地利用合同手段才能避免责任分歧与纠纷，以保障项目成功。

111 . 2 合同的法律特征

1 ．合同是一种民事法律行为

民事法律行为是民事主体实施的能够引起民事权利和民事义务的产生、变更或终止的合法行为。合同作为民事法律行为，在本质上属于合法行为，也就是说，只有在合同当事人所做出的意思表示是合法的、符合法律要求的情况下，合同才具有法律约束力，并应受到国家法律的保护。而如果当事人做出了违法的意思表示，即使达成协议，也不能产生合同的效力。

2 ．合同以设立、变更或终止民事权利义务关系为目的

当事人订立合同都有一定的目的和宗旨，这就是设立、变更、’终止民事权利义务关系。

设立民事权利义务关系，是指当事人订立合同旨在形成某种法律关系（如买卖关系、租赁关系），从而具体地享受民事权利，承担民事义务。

变更民事权利义务关系，是指当事人通过订立合同使原有的合同关系在内容上发生变化。变更合同关系通常是在继续保持原合同关系效力的前提下变更合同内容。如果因为变更而使原合同关系消灭并产生一个新的合同关系，则不属于变更范畴。终止民事权利义务关系，是指当事人通过订立合同，旨在消灭原法律关系。无论当事人订立合同旨在达到何种目的，只有当事人达成的协议依法成立并生效，才会对当事人产生法律约束力，当事人也必须依照合同规定享有权利和履行义务。

3 ．合同是两个及其以上的当事人意思表示相一致的协议

由于合同是合意的结果，因此它必须包括以下要索。

① 合同的成立必须要有两个或两个以上的当事人。

② 各方当事人须互相做出意思表示。也就是说，当事人各自从追求利益出发而做出意思表示，双方的意思表示是交互的才能成立合同。

③ 各个意思表示是一致的，也就是说当事人达成了一致的协议。

4 ．合同是当事人各方在平等、自愿的基础上产生的民事法律行为

当事人在订立合同时，法律地位完全是平等的，任何一方不能把自己的意愿强加于他方；否则，合同无效。

111 . 3 有效合同原则

有效合同应具备以下特点。

( l ）签订合同的当事人应当具有相应的民事权利能力和民事行为能力．( 2 ）意思表示真实。

( 3 ）不违反法律或社会公共利益。

与有效合同相对应，需要避免无效合同。无效合同通常需具备下列任一情形。( 1 ）一方以欺诈、胁迫的手段订立合同。

( 2 ）恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益。

( 3 ）以合法形式掩盖非法目的。

( 4 ）损害社会公共利益。

( 5 ）违反法律、行政法规的强制性规定。

在国外，以欺诈、胁迫的手段订立合同，视为可撤销的合同。考虑到我国多种经济成分的现实情况，对损害国家利益的、违反法律、行政法规的合同将按无效合同处理；其他作为可撤销合同处理。对于无效合同，有过错的一方应当赔偿对方因此所受到的损失。

112 项目合同的分类

信息系统工程合同是承建单位进行信息系统工程建设，建设单位支付价款的合同。在《 合同法》 中分别将他们称为承建人和发包人。信息系统工程合同是一种承诺合同，合同订立生效后双方应该严格履行。信息系统工程合同也是一种义务、有偿合同，当事人双方在合同中都有各自的权利和义务，在享有权利的同时必须履行义务。不同的合同类型以及具体的合同条件和条款，将界定买卖双方能够承担的风险水平。信息系统工程项目合同通常有两种分类方式，一种是按信息系统范围划分，一种是按照项目付款方式划分。

13 么1 按信息系统范围划分的合同分类

1 ．总承包合同

总承包合同也称“交钥匙承包”，发包人把信息系统工程建设从开始立项、论证、施工到竣工的全部任务，一并发包给一个具备资质的承包人。

这种承包方式有利于充分发挥那些在工程建设方面具有较强的技术力量、丰富的经验和组织管理能力的大承包商的专业优势，保证工程的质量和进度，提高投资效益。采用总承包的方式进行承包，发包人和承包人要签订总承包合同。这种总承包合同既可以用一个总合同的形式，也可以用若干合同的形式来签订。

2 ．单项项目承包合同

发包人将信息系统工程建设的不同工作任务，分别发包给不同的承包人。单项工程承包方式有利于吸引较多的承包人参与投标竞争，使发包人有更大的选择余地；也有利于发包人对建设工程的各个环节、各个阶段实施直接的监督管理。这种发包方式较适用于那些对工程建设有较强管理能力的发包人。

3 ．分包合同

总承建单位将其承包的某一部分或某几部分项目，再发包给子承建单位。它是指工程总承包人、勘察承包人、设计承包人、施工承包人承包建设工程以后，将其承包的某一部分或某几部分工程，再发包给其他承包人，与其签订承包合同项下的分包合同。

签订分包合同应当同时具备两个条件：第一，承包人只能将自己承包的部分工程分包给具有相应资质条件的分包人；第二，分包工程必须经过发包人同意。13 . 2 . 2 按项目付款方式划分的合同分类

1 ．总价合同

总价合同又称固定价格合同，是指在合同中确定一个完成项目的总价，承包人据此完成项目全部合同内容的合同。

这种合同类型能够使建设单位在评标时易于确定报价最低的承包商，易于进行支付计算。适用于工程量不太大且能精确计算、工期较短、技术不太复杂、风险不大的项目，同时要求发包人必须准备详细全面的设计图纸和各项说明，使承包人能准确计算工程量。2 ．单价合同

单价合同是指承包人在投标时，以招标文件就项目所列出的工作量表确定各部分项目工程费用的合同类型。

这类合同的适用范围比较宽，其风险可以得到合理的分摊，并且能鼓励承包人通过提高工效等手段从成本节约中提高利润。

这类合同履行中需要注意的问题是双方对实际工作量的确定。

3 ．成本加酬金合同

成本加酬金合同，是由发包人向承包人支付工程项目的实际成本，并且按照事先约定的某一种方式支付酬金的合同类型。

在这类合同中，建设单位须承担项目实际发生的一切费用，因此也承担了项目的全部风险。承建单位由于无风险，其报酬往往也较低。这类合同的缺点是建设单位对工程造价不易控制，承建单位也往往不注意降低项目成本。

这类合同主要适用于以下项目。

( 1 ）需立即开展工作的项目。

( 2 ）对项目内容及技术经济指标未确定的项目。

( 3 ）风险大的项目。

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项目合同签订项目合同的内容

合同的内容就是当事人订立合同时的各项合同条款。主要内容包括当事人各自权

利、义务、项目费用及工程款的支付方式、项目变更约定和违约责任等。

1 ．当事人各自权利、义务

合同双方当事人权利义务是相互对应的，即承建单位的义务与建设单位的权利相对应，建设单位的义务与承建单位的权利相对应。所以为简洁起见，此处仅就双方的义务加以讲述（如表13 - 1 所示）。

表13 一l 当事人权利和义务

承建单位的义务

① 承建单位应以自己的设备、技术和劳力完成主要工作。承建单位独立完成对工作成果质量起关键作用的工作，承建单位将辅助工作交由第三人完成的，应就第三人完成的工作对建设单位负责② 按合同约定提供原材料，通知建设单位检验材料因建设单位或不可抗力原因．终止合同的，建设单位应按照承建单位实际工作情况支付相应的报酬。建设单位未按约定支付报酬的，承建单位对项目产品享有留皿权

③ 接受建设单位监督检查

建设单位的义务① 协助承建单位完成工作。建设单位未履行义务，造成承建单位窝工、延误工期等，建设单位应当承担相应的责任和损失② 支付报酬

④ 妥善保管、合理利用建设单位提供的材料、图纸⑤ 交付项目产品，提交工作成果、必要的技术资料和有关质论证明

⑥ 对工作成果质皿负资

承建单位交付的工作成果虽经建设单位验收但实际不符合质量要求的，建设单位可以要求承建单位承担修理、重作、减少报酬、赔偿损失等违约责任。承建单位承担因违约采取补救措施的全部费用⑦ 保守秘密。承建单位应当按照建设单位的要求保守秘密，未经建设单位许可，不得留存复制品或者技术资料

③ 按约定提供材料，并接受承建单位的检验④ 不得随意变更工作事项、范围。确需修改的，建设单位应承担由此发生的资任和损失⑤ 接收工作成果。建设单位接受项目产品或工作成果的，不免除承建单位瑕疵担保责任

2 ．项目费用及工程款的支付方式

在该项中，明确以下三部分的内容。

( l ）支付货款的条件。

( 2 ）结算支付的方式。

( 3 ）拒付货款。发包方有权部分或全部拒付货款。

3 ．项目变更约定

合同生效后，当事人不得因姓名、名称的变更或者法定代表人、负责人、承办人的变动而不履行合同义务。

4 ．违约责任

合同法规定了4 种违约责任的承担方式。

( 1 ）继续履行。

( 2 ）采取补救措施（如质量不符合约定的，可以要求修理、更换、重作、退货、减少价款或报酬等）。

( 3 ）赔偿损失。

( 4 ）支付约定违约金或定金。

另外，在项目合同中还包括信息系统项目质量的要求，建设单位提交有关基础资料的期限，承建单位提交阶段性及最终成果的期限，当事人之间的其他协作条件等。13 : 3 项目合同签订的注意事项

1 ．当事人的法律资格

当事人订立合同，应当具有相应的民事权利能力和民事行为能力。当事人依法可以委托代理人订立合同。

本条规定了合同主体资格。“民事权利能力”是指自然人、法人、其他组织享有民事权利、承担民事义务的资格。“民事行为能力”是指自然人、法人、其他组织通过自己的行为行使民事权利或者履行民事义务的能力。

2 ．质量验收标准

质量验收标准是一个关键指标。如果双方的验收标准不一致，就会在系统验收时产生纠纷。在某种情况下，承建单位为了获得项目也可能将信息系统的功能过分夸大，使得建设单位对信息系统功能的预期过高。另外，建设单位对信息系统功能的预测可能会随着自己对系统的熟悉而提高标准。为避免此类情况的发生，清晰地规定质量验收标准对双方都是有益的。

合同项目依计划完成后，建设单位组织对合同项目的验收，建设方、承建方都须在正式的验收报告上签字盖章。若合同终止，则按双方的约定执行。

3 ．验收时间

当事人没有约定设备的交付时间或者约定不明确的，可以协议补充，不能达成协议的，依照合同有关条款或交易习惯确定。若仍不能确定，则供货方可以随时履行，采购方也可以随时要求履行，但应当给予对方必要的准备时间。

4 ．技术支持服务

对于开发完成后发生的技术性问题，如果是因为开发商的工作质量所造成的，应当由开发商负责无偿地解决。一般期限是半年到一年。如果没有这个期限规定，就视为企业所有的维护要求都要另行收费。

5 ．损害赔偿

原则上，委托方与被委托方都具有损害赔偿这项权利，但比较多的情况是因为承建方对于企业实施信息系统的困难估计不足，结果陷入到期后难以完成项目的尴尬局面。承建方和项目经理对此要有防范意识。为避免不希望的事件发生时扯皮，合同中不可缺少这一必要的条款。实际的赔偿方式可由双方另行协调。

6 ．保密约定

当事人在订立合同过程中知悉的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄露或者不正当地使用。泄露或者不正当地使用该商业秘密给对方造成损失的，应当承担损害赔偿责任。

7 ．合同附件

合同生效后，当事人就质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确的，可以协议补充；不能达成补充协议的，按照合同有关条款或者交易习惯确定。8 ．法律公证

为避免合同纠纷，保证合同订立的合法性，当事人可以将签订的合同拿到公证机关进行公证。经过公证的合同，具有法律强制执行效力。

13 . 33 合同谈判与签订

1 ．如何看待谈判

谈判就是在社会生活中，人们为了满足各自的需要、协调彼此的关系，通过彼此协商而争取达到某种意向一致的行为过程。

合同谈判技能属于管理项目所需的“处理人际关系技能”，是管理项目时所需的非常重要的软技巧。

对于招投标项目来说，在签订合同之前要进行合同谈判，依据《 中华人民共和国招标投标法》 的如下规定。

第四十六条招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。

第五十五条依法必须进行招标的项目，招标人违反本法规定，与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判的，给予普告，对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分。

现在随着管理的进步，许多行业的管理越来越规范，也大都规定了本行业的标准格式的合同。

如果没有上述的国家法律约束和行规规范，那么谈判就是一场斗智斗勇的智力游戏了。但是也要讲规则，长期合作应追求双赢或多赢而不能让谈判伙伴有“被痛宰一刀”的感觉。

2 ．谈判过程

谈判分如下6 个阶段。

( l ）准备阶段。此阶段的工作如下。

① 调研，广泛收集资料。

② 确立谈判目标。

③ 选择谈判时间、地点。

④ 组建谈判小组。

⑥ 制定谈判计划。

( 2 ）开局摸底阶段。在谈判前须先陈述双方有关情况，如各自的期望、彼此的观点、成交的原则等，最终取得各自的最大利益（同时兼顾对方）。

( 3 ）报价阶段。此阶段要确定如下工作。

① 报价的形式。

② 报价的原则。

③ 确定报价的起点。

④ 报价的方法。

( 4 ）磋商阶段。此阶段的工作内容如下。

① 搞清对方报价的依据。

② 磋商中的讨价。

③ 磋商中的还价。

( 5 ）成交阶段。

此阶段整理谈判记录，形成合同草稿。

( 6 ）认可阶段。

合同的正式签订作为本阶段的成果。

3 ．关于签约方对合同的一致理解

为了使合同的各方对合同有一致理解，除加强及时地沟通外，还需要互相协作的团队、规范的企业管理与项目管理、需要掌握谈判技巧、应有深厚的中外文造诣、广博的知识、先进的技术手段（如原型化、可视化、工具与用户体验）等。

为了使合同的签约各方对合同有一致理解，还要加强从谈判到系统验收的项目全生命期管理。否则项目的每一个阶段，项目的各方都可能对合同产生歧义，例如谈判前对需求或对同一词有不同的理解就会造成相关各方的歧义。而谈判中，合同签订、合同执行、验收及售后服务也都可能产生歧义。

为了使签约各方对合同有一致理解，建议如下。

( l ）使用国家或行业标准的合同格式。

〔 2 ）为避免因条款的不完备或歧义而引起合同纠纷，系统集成商应认真审阅建设单位拟订的合同条款。除了法律的强制性规定外，其他合同条款都应与建设单位在充分协商并达成一致基础上进行约定。

谈判取得一定成果未必意味着双方理解一致，名词术语不同，语言、文化等方面的差异，都可能引起某些误会。因此，在达成交易和签订合同前，有必要使双方进一步对他们所同意的条款有一致的认识。

例如，在价格方面，价格是否包括各种税或其他法定的费用？在合同有效期内，倘若税率增加，应由谁支付增加的税务费用？在合同履行方面，对“完成”或“履行”是否有明确的解释？

例如，关于合同中的总体规划、概念性规划、前期可行性研究等这些术语，合同各方的理解是否一致？要不要把解决方案作为合同书的一部分？

对“合同标的”的描述务必要达到“准确、简练、清晰”的标准要求，切忌含混不清。如对合同标的为货物买卖的，一定要写明货物的名称、品牌、计量单位和价格，切忌只写“购买沙子一车”之类的描述；如对合同标的是提供服务的，一定要写明服务的质量、标准或效果要求等，切忌只写“按照行业的通常标准提供服务或达到行业通常的服务标准要求等”之类的描述。

例如，合同中有这样一句话：买方将尽快“安排付款”，那么“尽快”和“安排付款”都是十分含混的规定。对此应改进，应该在付款期限方面加以明确规定。

总之，对容易出现歧义的术语等合同相关内容，需在合同的“名词定义”部分解释清楚，应用相关方都理解的语言解释清楚，而且要符合SMART 原则。

( 1 ）对合同中质量条款应具体订明规格、型号和适用的标准等，避免合同订立后因为适用标准是采用国家、地方、行业还是其他标准等问题产生纠纷。

( 2 ）对于合同中需要变更、转让和解除等内容也应详细说明。

( 3 ）如果合同有附件，对于附件的内容也应精心准备，并注意保持与主合同一致，不要相互之间产生矛盾。

( 4 ）对于既有投标书，又有正式合同书、附件等包含多项内容的合同，要在条款中列明适用顺序。

( 5 ）为避免合同纠纷，保证合同订立的合法性、有效性，当事人可以将签订的合同拿到公证机关进行公证。

( 6 ）避免方案变更导致工程变更，从而引发新的误解。

( 7 ）注意合同内容的前后一致性。

( 8 ）组织之间也可能产生误解。例如，单位之间因理解不同、沟通不畅、传递层次太多而产生误解。合同在同一单位不同部门之间传递时也会走样，同一部门或同一项目人员流动也会造成新人、旧人、外人对合同的不同理解。

4 ．关于合同不明确情况的处理

如果遇到合同不明确的情况时该怎么办呢？新《 合同法》 第61 条明确规定，对于合同不明确的情况，应当先协商，达成补充协议。达不成协议的，依照合同其他条款或交易习惯确定。如果依此不能明确有关条款的含义，那就要用《 合同法》 第62 条来解决。第62 条是针对那些常见的条款和质量、价款、履行地点、履行方式等约定欠缺或不明确所提供的一个法定硬标准，是确定当事人义务的法定依据。

( l ）当事人对标的物的质量要求不明确的，按国家标准和行业标准。没有这些标准的，按产品通常标准或符合合同目的的标准。

( 2 ）履行地点不明确时，按标的性质不同而定：接受货币在接受方，交付不动产的在不动产所在地，其他标的在履行义务方所在地。履行地在法律上具有非常重要的意义，它可以确定由谁负担，货物的所有权何时何处转移，货物丢失风险由谁承担等，在诉讼中，也是确定管辖权的重要依据，所以签订合同对履行地条款要特别注意。( 3 ）履行期限不明的，债务人可随时履行，债权人可随时要求履行，但应给对方必要的准备时间。在这里特别提醒债权人要注意诉讼时效，关于随时履行受不受诉讼时效的制约目前仍有争议，不过最好在时效以内主张权利。

( 4 ）履行费用负担不明确的，由履行义务一方负担。履行费用是履行义务过程中各种附随发生的费用。在合同中应该考虑各种费用的分担，如果没有约定，视为由履行义务一方承担。

以上关于处理各种条款不明情况的法定标准，是根据长期交易形成的规律确定下来的，不管对谁有利和不利，都得按这个规定去履行。当然，最好还是把合同条款定得明确而严密些。

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项目合同管理合同管理及作用

合同管理是管理建设方与承建方（委托方与被委托方，买方与卖方）的关系，保证承建方的实际工作满足合同要求的过程。信息系统集成工作的合同管理是指对工程的设计、实施、开发有关的各类合同，从合同条件的拟定、协商、签署，到执行情况的检查和分析等环节进行组织管理的工作。当承建方由多家集成商组成时，合同管理的一个重要方面就是管理参与承建的各个承包商之间的关系。合同关系的法律性质要求项目管理团队必须十分清楚地意识到管理过程中所采取各种行动的法律后果。

合同管理包括在处理合同关系时使用适当的项目管理过程，并把这些过程的结果综合到该项目的总体管理中。合同管理有如下三个主要作用。

( l ）合同确定了信息系统实施和管理的主要目标，是合同双方在工程中各种经济活动的依据。

( 2 ）合同规定了双方的经济关系，包括实施过程中的经济责任、利益和权利。( 3 ）合同是监理的基本依据，利用合同可以对工程进度、质量和成本实施管理和控制。

13 . 4 . 2 合同管理的主要内容

加强合同管理对于提高合同水平、减少合同纠纷、进而加强和改善建设单位和承建单位的经营管理、提高经济效益，都具有十分重要的意义。它主要包括合同签订管理、合同履行管理、合同变更管理以及合同档案管理。作为一个重要的管理过程，合同管理有自己的依据、工具和技术，以及交付物。

1 ．合同签订管理

( l ）签订合同的前期调查。

每一项合同在签订之前，应当做好以下几项工作。

① 应当做好市场调查。主要了解产品的技术发展状况、市场供需情况和市场价格等。

② 应当进行潜在合作伙伴或者竞争对手的资信调查，准确把握对方的真实意图，正确评判竞争的激烈程度。

③ 了解相关环境，做出正确的风险分析判断．

( 2 ）合同谈判和合同签署．

谈判是指人们为了协调彼此之间的关系，满足各自的需要，通过协商而争取达成一致意见的行为和过程。合同谈判的结果决定了合同条文的具体内容。因此，必须重视签订合同之前的谈判工作。谈判要注意如下三个问题。

① 要制定切合实际的谈判目标．

② 要抓住实质问题。只有抓住了问题的实质和关键，才能衡量谈判的难度和距离，适当调整谈判策略。

③ 营造一个平等协商的氛围。

2 ．合同履行管理

( l ）合同执行。

我国《 合同法》 第8 条规定：“依法成立的合同，对当事人具有法律约束力。当事人应当按照约定履行自己的义务，不得私自变更或者解除合同。依法成立的合同，受法律保护。”有效的合同是当事人遵守的行为准则和合法性根据。对于执行过程中出现的问题，本着合同签署前的谈判精神和客观情况，按照共赢和互利的原则尽快解决。( 2 ）合同纠纷处理。

由于客观情况的变化和理解沟通等方面的原因，出现合同纠纷是正常的现象。当纠纷出现后，一定要对纠纷性质进行客观和全面的评价，纠纷产生的原因、现状、后果和影响都要考虑。对于缺乏诚信的欺诈，一定要义正词严地予以反击：该仲裁和诉讼的，要尽快收集资料进入法定程序。对于合同诈骗，尽早报案是维护权利的关键．对于能补救的纠纷，要采取积极的应对措施。变更合同、终止合同都是法律赋予合同当事人的权利。

3 ．合同变更管理

在大量的工程实践中，由于合同双方现实环境和相关条件的变化，往往会出现合同变更，而这些变更必须根据合同的相关条款适当地加以处理。如果某一方不理解合同条款，或不严格执行合同条款，那么该方会发生额外的代价以完成额外的工作任务。合同变更的处理由合同变更控制系统来完成。合同变更控制系统包括文书记录工作、跟踪系统、争端解决程序和授权变更所需的批准级别。合同变更控制系统是项目整体管理控制变更的一部分。任何合同的变更都是以一定的法律事实为依据来改变合同内容的法律行为。

有多种因素会导致合同变更，例如范围变更、成本变更、进度变更、质量要求的变更甚至人员变更都可能会引起合同的变更，乃至重新修订。

对于任何变勇的评估都应该有变更影响分析。例如，变更将如何影响所采购产品及服务的范围、进度、质量等，这些影响会不会传递到项目的其他部分？

变更申请、变更评估和变更执行等必须以书面形式出现。

合同变更在某种意义上，还应该包括合同的转让和解除，这要视合同实际执行情况而定。这两种变更需要合同双方当事人协商一致，才可以协议执行。如有重大争议，可以通过法律或仲裁手段解决。

按照合同签约各方的约定，合同变更控制系统的一般处理程序如下。( l ）变更的提出。合同签约各方都可以向监理单位（或变更管理委员会）提出书面的合同变更请求。

( 2 ）变更请求的审查。合同签约各方提出的合同变更要求和建议，必须首先交由监理单位（或变更管理委员会）审查后，提出合同变更请求的审查意见，并报业主。( 3 ）变更的批准。监理单位（或变更管理委员会）批准或拒绝变更。( 4 ）变更的实施。在组织业主与承包人就合同变更及其他有关问题协商达成一致意见后，由监理单位（或变更管理委员会）正式下达合同变更指令，承包人组织实施。“公平合理”是合同变更的处理原则，变更合同价款按下列方法进行。( l ）首先确定合同变更量清单，然后确定变更价款。

( 2 ）合同中已有适用于项目变更的价格，按合同已有的价格变更合同价款。( 3 ）合同中只有类似于项目变更的价格，可以参照类似价格变更合同价款。( 4 ）合同中没有适用或类似项目变更的价格，由承包人提出适当的变更价格，经监理工程师和业主确认后执行。

4 ．合同档案管理

合同档案的管理，亦即合同文件管理，是整个合同管理的基础。它作为信息系统项目管理的组成部分，是被统一整合为一体的一套具体的过程、相关的控制职能和自动化工具。项目经理使用合同档案管理系统对合同文件和记录进行管理。该系统用于维持合同文件和通信往来的索引记录，并协助相关的检索和归档。合同文本是合同内容的载体。对合同文本进行管理是档案法的要求，也是企业自身的需要。合同文本管理还包括正本和副本管理、合同文件格式等内容。在文本格式上，为了限制执行人员随意修改合同，一般要求采用计算机打印文本，手写的旁注和修改等不具有法律效力。

13 . 4 . 2 合同违约的管理

合同违约是指信息系统项目合同当事人一方或双方不履行或不适当履行合同义务，应承担因此给对方造成的经济损失的赔偿责任。对合同违约的管理主要包括对建设单位违约的管理、对承建单位违约的管理、对其他类型违约的管理。

( l ）对建设单位违约的管理。

监理单位收到违约通知后，应积极调查、分析，根据合同文件要求，同建设单位和承建单位协商后，办理违约金的支付。常见的建设单位违约的情形包括：不按时支付项目预付款；不按合同约定支付项目款，导致实施无法进行；建设单位无正当理由不支付项目竣工款；不履行合同义务：违反工程合同设计部分的责任；违反工程合同实施部分的责任等。

( 2 ）对承建单位违约的管理。

承建单位出现的违约事件主要包括：未按合同规定履行或不完全履行合同约定的义务，人为原因使项目质量达不到合同约定的质量标准；无视监理工程师的替告，忽视合同规定的责任和义务；未经监理工程师同意，随意分包项目或将整个项目分包出去等。对承建单位违约可视以下两种情况进行处理。

① 有质量问题，可要求承建单位无偿返工、完善，由此造成逾期交工的，应赔偿逾期违约金。

② 承建单位严重违约的，可部分或全部终止合同，并采取善后控制措施。( 3 ）对其他类型违约的管理。

① 其他违约管理是指由于不可抗力的自然因素或非建设单位原因导致实施合同终止时，监理单位应按实际合同规定处理合同解除后的有关事宜。

② 不可抗力事件结束后约定时间（如48 小时）内承建单位向监理单位通报受害情况，及预计清理和修复费用。

③ 因不可抗力事件导致的费用及延误的工期由双方分别承担。

1 ．合同管理的依据

( l ）合同及合同管理计划。

供方选择过程的成果是买方向每一个选中的供方提供一份合同。很显然，合同是合同管理和执行的前提条件，是合同各方进行自己的合同管理的法律依据。

供方选择过程的另一个成果是合同管理计划，为合同的管理提供了指南。有关内容在第14 章的14 . 5 . 7 节“供方选择”的输出部分已有详细阐述。( 2 ）绩效报告。

与卖方绩效有关的文件如下。

① 根据合同条款，应由卖方制定的技术文档和其他可交付物信息。

② 卖方绩效报告。

( 3 ）已批准的变更申请。

已批准的变更可以包含对合同条款或条件的修改。任何变更都应规范地进行书面记录，任何经口头讨论但未记录的变更都不应加以处理和实施。

对于任何变更，需要对双方的书信往来进行记录，以保留作为将来可能的法律证据。( 4 ）工作绩效信息。

工作绩效信息包括达到质量标准的程度、花费了多少成本以及卖方发票等，在项目执行过程中进行收集。卖方需要及时提供发票（有时也叫做账单或支付请求）以请求对己完成任务的支付，合同中对此应该进行过详细说明。

( 5 ）选中的供方。

供方选择过程的成果是选中一个或若干个供方。有关内容在14 . 5 . 7 节“供方选择”的输出部分“选中的卖方”中已有详细阐述。

2 ．合同管理的工具和技术

合同管理的工具和技术有合同变更控制系统、买方主持的绩效评审、检查和审计、绩效报告、支付系统、索赔管理和自动的工具系统等，下面重点介绍除合同变更控制系统之外的其他工具和技术。

( 1 ）买方主持的绩效审核。

采购绩效审核是指一项系统的审查活动，对卖方在合同规定的进度和质量要求内完成项目范围的绩效情况以及成本花费情况，对卖方准备文件的评审和对卖方工作执行过程的审查和质量审计。绩效审核的目标是确定合同是否成功执行，以及完成合同工作说明书的绩效情况和卖方的违约情况，以便对卖方的履约能力进行量化评估。( 2 ）检验和审计。

检验和审计是指合同中规定的、买方要求的，并且卖方支持的检验和审计活动。检验和审计方法识别卖方的工作过程、产品和服务的缺陷或问题。如果合同授权，检验和审计小组也可以包括买方采购人员。

( 3 ）绩效报告。

绩效报告为买方的管理层提供卖方实现合同目标效率方面的信息。合同绩效报告应该统一到项目的绩效报告中。

( 4 ）支付系统。

买方的支付系统依据合同的执行情况，对卖方进行支付。买方的应付账款系统就是最典型的支付系统。对于有多种或复杂采购需求的大型项目，项目可以设立自己的支付系统。无论哪种情况，支付系统都应由项目管理小组进行适当的审核和批准，并遵循合同的条款进行支付。

( 5 ）索赔管理。

供应商和项目管理者不能就变更的补偿达成一致的变更是争议性变更，称之为索

赔、争端或诉讼。通常依据合同有关条款，这些索赔会在合同生命周期内被记录、处理、监控和管理。如果各方无法自己解决，就不得不按照合同规定的争端解决程序来处理。可以在合同收尾前或收尾后援引合同争端解决条款进行仲裁或诉讼。

( 6 ）自动的工具系统。

自动的工具系统是一些特定的程序，如合同档案管理系统、支付系统、索赔管理和绩效报告系统等工具软件。项目经理使用这些工具系统来管理合同和记录合同执行情况，也方便买卖双方实现电子数据交换。

3 ．合同管理的交付物

( l ）合同文件。

合同文件包括但不限于如下内容。

① 合同本身。

② 所有支持性进度计划。

③ 请求的但未批准的变更。

④ 批准的合同变更。

⑤ 卖方制订的技术文档和其他工作绩效信息（例如交付成果、卖方绩效报告、保修保证、发票、支付记录的财务文件、合同的审查结果）。

( 2 ）请求的变更。

在管理合同的过程中，可能导致对项目管理计划或其分计划如进度计划、采购计划提出变更请求。通过项目整体变更控制过程处理请求的变更。正式批准的变更可能会更新项目管理计划、相关的合同和其他项目文件。一些批准的变更会修改合同的条款和条件，包括合同工作说明书和报价。

( 3 ）组织过程资产（更新）。

① 来往信函。合同条款和条件以及合同执行情况常常要求保留双方往来函件的文字记录．例如，因绩效不符合要求而提出的警告信、合同变更请求或事实澄清等，以及通过审查和审计需要卖方采取的纠正行动等。除了合同关于文档的特定要求外，双方对于所有书面和口头的合同沟通，以及采取的措施和所作的决定都应保持完整和精确的书面记录。

② 支付进度和付款申请。这里假设项目应用外部的支付系统。如果项目具有自己的内部支付系统，这里的输出只是“支付合同款项，' .

③ 卖方绩效评估文件。由买方准备的卖方绩效评估文件，记录了卖方继续执行当前合同的能力，指出应否允许卖方执行将来的项目，或者对卖方的执行情况进行评级。这些文件可以作为提前终止与卖方的合同或者决定怎么管理罚款、费用或奖励的基础。绩效评估的结果也应纳入到适当的合格卖方清单中。

( 4 ）推荐的纠正措施。

如果卖方的行为与合同规定有所偏差，必须执行推荐的纠正措施以使卖方能够遵守合同条款的规定。

13 . 5 项目合同索赔处理

合同索赔是工程建设项目中常见的一项合同管理的内容，同时也是规范合同行为的一种约束力和保障措施。

1 钻．1 索赔概念和类型

索赔是在工程承包合同履行中，当事人一方由于另一方未履行合同所规定的义务而遭受损失时，向另一方提出赔偿要求的行为。在实际工作中，“索赔”是双向的，建设单位和承建单位都可能提出索赔要求。通常情况下，索赔是指承建单位在合同实施过程中，对非自身原因造成的工程延期、费用增加而要求建设单位给予补偿损失的一种权利要求。而建设单位对于属于承建单位应承担责任造成的，且实际发生了的损失，向承建单位要求赔偿，称为反索赔。索赔的性质属于经济补偿行为，而不是惩罚。索赔在一般情况下都可以通过协商方式友好解决，若双方无法达成妥协时，可通过仲裁解决。索赔可以从不同的角度、按不同的标准进行以下分类，常见的分类方式有按照索赔的目的分类，按索赔的依据分类，按索赔的业务性质分类和按索赔的处理方式分类等。1 ．按索赔的目的分类

可分为工期索赔和费用索赔。工期索赔就是要求业主延长施工时间，使原规定的工程竣工日期顺延，从而避免了违约罚金的发生；费用索赔就是要求业主或承包商双方补偿费用损失，进而调整合同价款。

2 ．按索赔的依据分类

可分为合同规定的索赔和非合同规定的索赔。合同规定的索赔是指索赔涉及的内容在合同文件中能够找到依据，业主或承包商可以据此提出索赔要求。这种索赔不太容易发生争议；非合同规定的索赔是指索赔涉及的内容在合同文件中没有专门的文字叙述，但可以根据该合同某些条款的含义，推论出一定的索赔权。

3 ．按索赔的业务性质分类

可分为工程索赔和商务索赔。工程索赔是指涉及工程项目建设中施工条件或施工技术、施工范围等变化引起的索赔，一般发生频率高，索赔费用大：商务索赔是指实施工程项目过程中的物资采购、运输和保管等方面引起的索赔事项。

4 ．按索赔的处理方式分类

可分为单项索赔和总索赔。单项索赔就是采取一事一索赔的方式，即按每一件索赔事项发生后，报送索赔通知书，编报索赔报告，要求单项解决支付，不与其他的索赔事项混在一起；总索赔，又称综合索赔或一揽子索赔，即对整个工程（或某项工程）中所发生的数起索赔事项，综合在一起进行索赔。

1 3 . 52 索赔构成条件和依据

1 ．合同索赔构成条件

合同索赔的重要前提条件是合同一方或双方存在违约行为和事实，并且由此造成了损失，责任应由对方承担．对提出的合同索赔，凡属于客观原因造成的延期、属于业主也无法预见到的情况，如特殊反常天气，达到合同中特殊反常天气的约定条件，承包商可能得到延长工期，但得不到费用补偿。对于属于业主方面的原因造成拖延工期，不仅应给承包商延长工期，还应给予费用补偿。

2 ．合同索赔依据

索赔必须以合同为依据。根据我国有关规定，索赔应依据下面内容。

( l ）国家有关的法律如《 合同法》 、法规和地方法规。

( 2 ）国家、部门和地方有关信息系统工程的标准、规范和文件。

( 3 ）本项目的实施合同文件，包括招标文件、合同文本及附件。

( 4 ）有关的凭证，包括来往文件、签证及更改通知，会议纪要，进度表，产品采购等。( 5 ）其他相关文件，包括市场行情记录、各种会计核算资料等。

13 . 53 索赔的处理

1 ．索赔程序

项目发生索赔事件后，一般先由监理工程师调解，若调解不成，由政府建设主管机构进行调解，若仍调解不成，由经济合同仲裁委员会进行调解或仲裁。在整个索赔过程中，遵循的原则是索赔的有理性、索赔依据的有效性、索赔计算的正确性。遵循的流程如图13 一1 所示。

( 1 ）提出索赔要求。

当出现索赔事项时，索赔方以书面的索赔通知书形式，在索赔事项发生后的28 天以内，向监理工程师正式提出索赔意向通知。

( 2 ）报送索赔资料。

在索赔通知书发出后的28 天内，向监理工程师提出延长工期和（或）补偿经济损失的索赔报告及有关资料。索赔报告的内容主要有总论部分、根据部分、计算部分和证据部分。

索赔报告编写的一般要求如下。

① 索赔事件应该真实。

② 责任分析应清楚、准确、有根据。

③ 充分论证事件给索赔方造成的实际损失。

④ 索赔计算必须合理、正确。

⑤ 文字要精炼、条理要清楚、语气要中肯。

( 3 ）监理工程师答复。

监理工程师在收到送交的索赔报告有关资料后，于28 天内给予答复，或要求索赔方进一步补充索赔理由和证据。

( 4 ）监理工程师逾期答复后果。

监理工程师在收到承包人送交的索赔报告的有关资料后28 天未予答复或未对承包人作进一步要求，视为该项索赔已经认可。

( 5 ）持续索赔。

当索赔事件持续进行时，索赔方应当阶段性向工程师发出索赔意向，在索赔事件终了后28 天内，向工程师送交索赔的有关资料和最终索赔报告，工程师应在28 天内给予答复或要求索赔方进一步补充索赔理由和证据。逾期末答复，视为该项索赔成立。( 6 ）仲裁与诉讼。

监理工程师对索赔的答复，索赔方或发包人不能接受，即进入仲裁或诉讼程序。2 ．索赔审核

监理工程师接到正式索赔报告后，认真研究承建单位报送的索赔资料。依据合同及涉及索赔原因的各条款内容，明确索赔成立条件，最后综合各种因素做出费用索赔和项目延期的决定。

3 ．索赔事件处理的原则

索赔是合同管理的重要环节。按照我国建设部、财政部下达的通用条款，规定按以下原则进行索赔。

( l ）索赔必须以合同为依据。遇到索赔事件时，以合同为依据来公平处理合同双方的利益纠纷。

( 2 ）必须注意资料的积累。积累一切可能涉及索赔论证的资料，做到处理索赔时以事实和数据为依据。

( 3 ）及时、合理地处理索赔。索赔发生后，必须依据合同的相应条款及时地对索赔进行处理，尽量将单项索赔在执行过程中陆续加以解决。

( 4 ）加强索赔的前瞻性。在工程的实施过程中，应对可能引起的索赔进行预测，及时采取补救措施，避免过多索赔事件的发生。

项目采购管理是为完成项目工作，从项目团队外部购买或获取所需的产品、服务或成果的过程。

随着lT 行业的快速发展和技术不断进步，行业的分工更细，更加强调分工与合作。加之企业追求核心竞争力，对不具备竞争力的业务和产品采取采购的方式从市场上获得。规范的采购不仅能降低成本、增强市场竞争力，规范的采购管理还能为项目贡献“利润”。项目采购管理对项目的成功至关重要。规范的项目采购管理要兼顾符合项目需要、经济性、合理性和有效性，可以有效降低项目成木，促进项目顺利实现各个目标，从而成功地完成项目